Tout a changé dans l’entreprise avec l’introduction des technologies de l’information. Tout ? Non ! Car une poche irréductible résiste et continue à émettre du papier, là où des flux électroniques seraient tellement plus pertinents et économiques.

Tout a changé dans les entreprises en quelques décennies. Les technologies de l’information et de la communication, que l’on ne nomme plus désormais « nouvelles », sont passées par là, n’épargnant rien ni personne sur leur passage.

L’entrée de l’informatique et du numérique a bousculé totalement les organisations et les processus. Dans les ateliers, les machines à commandes numériques, les systèmes d’information se sont imposés. Ils assistent l’esprit et le savoir-faire humain pour repousser les limites du possible au-delà de ce que la règle à calcul et la table à tracer permettaient, autorisant ainsi une réactivité et une optimisation que les fiches T et les blocs autocopiants ne laissaient pas envisager.

Dans les bureaux aussi ces technologies ont pris place. Les ordinateurs sont sur chaque poste de travail. La machine à écrire, le télex, les carnets à souche et le papier carbone sont remplacés par des technologies qui aident à accroître la productivité des opérations. La bande Karoll et le fax, eux même, après des années de bons et loyaux services, perdent chaque jour un peu de terrain…

« Les processus sont informatisés pour réduire les coûts, fiabiliser, tracer et gagner du temps… et en bout de chaîne, on continue à imprimer des factures papier qui partent tranquillement par courrier »

Toute l’entreprise aurait donc cédé aux technologies de l’information et de la communication. Non : un îlot irréductible, la facturation client, conserve des habitudes anciennes. Dernier maillon d’un processus totalement informatisé grâce aux ERP et autres progiciels de gestion commerciale, interfacés avec les commandes, les expéditions et la comptabilité… la facturation client résiste et continue à imprimer des kilos de papier, à consommer des litres d’encre et à affranchir en masse pour émettre des factures. Factures que le client destinataire s’empresse de saisir dans son système d’information ou, autre manière d’arriver au même résultat, de numériser.

Est-ce une impossibilité réglementaire ou technique ? Une absence de pertinence économique…. ? Est-ce parce que la facturation est en bout de chaîne que les pratiques ne sont pas revisitées ?
Côté réglementaire, l’envoi de factures électroniques à valeur fiscale via EDI est autorisé depuis 1991 (art. 289-bis du CGI). L’emploi du PDF signé est autorisé, lui, depuis 2002 (art. 289-V du CGI). Le cadre réglementaire est établi, stable et clair. L’envoi de factures dématérialisées est possible aux yeux de la loi tant qu’on respecte les dispositions en vigueur.
Côté intérêt économique, la réponse est évidente tant l’économie est significative. Certes la voie EDI présente un intérêt limité du fait de son coût et surtout parce qu’elle fonctionne uniquement avec des destinataires eux-mêmes équipés en EDI. En revanche, le PDF signé est simple à mettre en œuvre et facile à déployer largement. Avec une économie proche de 50% dès les premiers envois ; sans commentaires…

Côté technique, les solutions techniques existent pour remplacer facilement l’envoi de papier par des flux électroniques tracés et faciles à exploiter par le destinataire. Au lieu d’une facture papier, imprimée par l’émetteur et saisie manuellement par le destinataire dans son outil comptable, le flux électronique ne nécessite ni impression par l’émetteur, ni ressaisie par le destinataire. Avec la traçabilité en plus, des relances automatiques et des alertes de non consultation.

La facturation serait-elle par nature un poste où l’évolution technologique n’a pas sa place, où le changement est impossible à envisager ? Non, car les outils de gestion commerciale, les ERP, le fax, l’EDI ont été adaptés rapidement par les équipes de l’administration des ventes. Logique, leur activité d’interface avec les clients justifie le recours à des outils qui facilitent les contrôles et automatisent les opérations. Les tâches à valeur ajoutée ne manquent pas dans l’activité de l’administration des ventes incitant à chercher des outils permettant de supprimer les tâches sans valeur (pliage, mise sous enveloppe…).

Alors comment expliquer cette situation, ce manque d’intérêt pour un quickwin accessible et au ROI rapide ? Est-ce un manque d’intérêt des décideurs qui ne voient pas d’utilité à réduire les dépenses d’affranchissement et à fiabiliser la transmission de leurs factures clients ? Probablement pas…
Alors pourquoi attendre encore ?

« Remplacer la facture client papier par des factures électroniques est une économie rapide et intéressante qui mérite l’attention des décideurs »